オンラインで行うサービス担当者会議のポイント~ Zoom(ズーム)利用~

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令和3年4月の介護報酬改定により、サービス担当者会議をオンラインで開催することが可能となりました。巷でも見かけるようになったZoom(ズーム)を使った、オンラインで行うサービス担当者会議のポイントをまとめました。

Zoom(ズーム)とは?

Zoomとは、パソコンやスマートフォンスマートフォンさえあれば、どこにいてもオンライン会議に参加できるシステムです。ひとつの場所に集まらないとできなかった会議がオンライン上でできることから、ビジネスシーンで多く活用されています。

Zoomは3分程度でダウンロードが可能です。ダウンロード後は、すぐにオンライン会議が出来ます。無料で始める事ができ、3人以上の会議は40分までと時間制限等がありますが、オンライン会議ツールとして基本的な機能が備わっています。有料版も2,000円/月と比較的安く、1人が有料版を利用していれば時間制限もなく、使える機能も増えます。まずは無料版を活用してみて、有料版を検討するのがおすすめです。

担当者会議をオンラインで開催するメリット

担当者会議をオンラインで開催すると、以下のようなメリットがあります。

どこでも会議が出来る

インターネット環境と、パソコンやスマートフォンがあれば場所を選ばずに開催できます。大人数が集まる会場の設定も必要なく、利用者の自宅では最小限の人数が集まれば担当者会議が可能です。集まる人数も減るため感染症対策にもなります。

スケジュール調整時間削減、関係者の参加率が上がる

オンラインで開催することによって、会場までの往復時間は不要となり、ケア中の合間や訪問移動中の隙間時間で事業所責任者の参加が可能になります。短い時間だけの出席も可能となるので、スケジュール調整時間が削減できます。関係者の参加率が上がり、リアルタイムでの意見交換が可能です。また、普段は参加できない遠方の家族や、日中仕事をしている家族の参加もしやすくなります。

質の高いケアマネジメントにつながる

隙間時間を活用し、多職種が参加することにより、利用者の状態把握や目標の共有がしやすくなります。その場でニーズに合わせた調整も円滑に行えるため、より質の高いケアマネジメントを行うことが出来ます。

Zoomを利用するために必要な環境

担当者会議をオンラインで開催するためにZoomを利用する環境を整えましょう。Zoomを利用する人全員が環境を整える必要があります。

インターネット環境

オンライン担当者会議では、お互いがカメラを利用するため、安定したインターネット環境が必要です。利用者宅でインターネットが利用できるか事前に確認しましょう。

担当者会議に参加する端末(パソコン・タブレット・スマートフォン)

Zoomをダウンロードする端末(パソコン・タブレット・スマートフォン)を用意します。

デスクトップパソコン

使用可能ですが、カメラやマイクがついていないものが多いので確認してください。

ノートパソコン

スピーカーとマイクがほぼついていますが、カメラの有無については確認が必要です。

スマートフォン

zoomが利用できる機種を用意しましょう.

webカメラ

カメラがついていないパソコンでもZoomには参加できますが、音声のみになってしまうので、用意しましょう。USBで繋ぐことのできるカメラが1,000円台から購入できます。家電量販店で「zoom会議で使いたい」と言えば適切なものを案内してくれるでしょう。

スピーカ・マイク

スピーカ・マイクが付いていないパソコンでは、Zoom参加が難しいので用意しましょう。(ノートパソコンには、ほぼ付いています)

マイクとスピーカーが内蔵されているwebカメラも多いので購入の際に確認してください。同じ場所にいる人数が3人以上の場合は、専用のマイクスピーカーを置くと、広範囲から音が拾えるようになり便利です。

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担当者会議開催前の準備

利用者の同意を得る

オンラインで担当者会議を開催する場合、事前に利用者や家族の同意を得る必要があります。口頭で説明し同意を得た旨を支援経過に残すか、必要であれば文書にて同意を得ておきましょう。

当日のインターネット環境を確保する

ケアマネが利用者のご自宅を訪問し、利用者さんとご家族と一緒に画面を見る場合、ご自宅でのインターネット環境を確保することが必要です。参加する事業者も同様に安定したインターネット環境が必要です。Zoomを利用する人全員が確認しましょう。

接続方法あれこれ

(1)スマートフォンで接続する
スマートフォンでインターネットに接続できるか確認しましょう。

(2)パソコンをスマートフォンとテザリング接続する
自分のスマートフォン回線を利用してパソコン・タブレットなどをインターネット接続する方法です。スマートフォンさえあれば数分で簡単につなぐことが出来ます。

>>参考:テザリングとは? iPhoneやAndroidの設定方法や注意点、モバイルルーターとの違いを解説(外部サイト)

(3)モバイルルーターに接続する
モバイルルーターとは持ち歩ける通信端末でWi-Fiと同じように接続することが出来ます。利用者宅に持参して接続することが出来ます。

>>参考:モバイルWi-Fiルーターとは? そのメリットと使い方をご紹介(外部サイト)

(4)利用者宅のWi-Fiに接続する
利用者宅のWi-Fiに接続させてもらう場合は、事前に許可を得ておきましょう。

>>参考:Wi-Fiルーターとの接続方法(外部サイト)

各サービス事業者のメールアドレスを教えてもらう

FAXや電話でのやりとりが多い事業所だと、メールアドレスを知らないこともあるかもしれません。Zoomで会議を行う場合、時間になったらクリックしてZoomに入れる「招待メール」を送る必要があるので、Zoomを利用する人全員にメールアドレスを教えてもらいましょう。

参加者全員の電話番号を控えておく

当日の接続トラブルに備え、参加者全員の電話番号を控えておきましょう。

ケアプラン原案をメール送信する

Zoomには「画面共有機能」があり、担当者会議中にプラン原案を参加者全員が画面で見ることが出来ますが、事前にケアプランの原案をメールで送っておくことにより、参加者が準備して意見を言いやすくなり、スムーズな会議進行が可能になります。

Zoomの利用準備(主催者)

担当者会議開催前の準備が終わったら、主催者はZoomの利用準備を行いましょう。

Zoomのアカウントを作る

会議を主催する側はアカウントの作成が必須となります。
常に参加するだけなら必要はありません。

>>参考:Zoomの基本、アカウント作成と下準備(外部サイト)

Zoomをダウンロードする

>>【Zoom公式ページ】ここからダウンロードできます(外部サイト)

Zoomのダウンロードは簡単で3分程度で終わります。上記で作成したアカウントでログインしましょう。無料版をパソコンに入れてから、あとから有料版に変えることも可能です。

無料版
Zoomは誰でも無料でダウンロードすることが出来ますが、無料版は3人以上で繋いだ場合、そこから40分で自動的に会議が終了する仕組みになっています。時間内にメリハリをつけて担当者会議を終わらせる場合は無料版のまま使うことが出来ます。

有料版
3人以上で40分以上使用したい場合は、有料版(2,000円/月)にプラン変更する必要があります。アカウントは共有できるので、同じ時間に会議が重なっていなければ、ケアマネ同士、共有して使うことが出来ます。

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スケジュール画面が分かりやすく、ほかのケアマネ同士で共有が出来ます

>>参考:初心者でも分かる「Zoom(ズーム)」の基本〜無料で使える超便利なWEB会議ツールの導入と使い方(外部サイト)

会議室を作ってみる

ダウンロードしたZoomを立ち上げて「スケジュール」を開きます。

zoom操作画面

新規ミーティングの作成画面が開くので、ミーティングの名前、日時を入れて「保存」を押します。

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招待メールを送り、出欠の返信をもらう

Zoom会議は、会議室を作成し、その会議室に招待して参加してもらう方法をとります。会議室を作成したらそれを「招待メール」にして各サービス事業者へ一斉送信します。その際に出欠の返信をもらうことも忘れずに行いましょう。

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会議室を作成すると会議情報の画面が立ち上がります。「クリップボードにコピー」を押せば、招待メールの内容がコピーされるのでそのままメール文面に貼り付けます。出欠返信依頼など、必要な文章を書き足して参加者に送ってください。

事業所のケアマネ同士で繋いでみる!

複数の端末(スマートフォン含む)があればZoom会議はすぐに開始できます。事業所のケアマネ同士で繋いで、テストしてみるのもおすすめです。

可能であればテスト開催も!

オンライン会議を初めて開催する場合や、参加者が初めての場合などは、事前に日時を決めて数分でも良いのでテスト開催しておくと良いでしょう。当日のトラブルがなく担当者会議を行うことが出来るのでおススメです。

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担当者会議当日に行うこと

参加者全員が電話も準備

当日の接続トラブルに備え、参加者全員、電話をそばに置いておきましょう。

利用者宅でインターネットにつなぐ

前述の「インターネット環境を確保する」で決めた方法で接続しましょう。

担当者会議で共有したい資料(ケアプラン原案や写真など)を立ち上げておく

Zoomでは画面共有機能があり、同じ画面を参加者全員が見ることが出来ます。ケアプラン原案などの資料を立ち上げておくことにより、会議中に画面に出すことが出来ます。

Zoomの会議室に早めに入って待機する

作っておいた会議室に入って、ほかの参加者が入ってくるのを待ちましょう。

担当者会議中の注意点

利用者に参加者の紹介をする

利用者さんには画面上に誰がいるのか分かり辛いので、初めに参加者の紹介をしておきましょう。

発言していない人以外は「ミュート(マイクoff)」にしてもらう

Zoomで参加者がマイクを有効にしていると、参加者側の音声(ほかのスタッフの声や電話の呼び出し音)などが入ってしまい、話がよく聞こえません。発言する人以外はミュートにしてもらえるようにお願いしましょう。

zoom操作画面

ケアプラン原案を画面共有する

ケアプラン原案を画面共有すると、参加者全員が同じ画面を見ることが出来ます。どこの部分について話しているか表示しながら進行することで、意見の交換もしやすくなるでしょう。

zoom操作画面

zoom操作画面

全員に話を振る

オンライン会議では、自分が話していい番なのか分かり辛くなることがあります、全員の意見をもらえるように、進行役のケアマネがこちらから意見を伺うようにしましょう。

まとめ

最初は難しいと感じるかもしれませんが、Zoomは数分でダウンロード可能で、基本的操作さえ覚えれば誰でも使うことが出来ます。担当者会議だけではなく、地域の専門職の集まりや、研修など、活用シーンはさまざまです。時間を有効に使い、ケアマネジメントを円滑に進めるために、ぜひZoomを活用してみてください。

 

ケアマネドットコム編集部