この記事では、初回面談から契約の場面で何をすべきかについて、その根拠となる運営基準や関連通知、その他お役立ち情報とあわせてまとめました。運営基準や解釈通知の内容はダウンロードも可能です。ぜひ忙しい業務の合間にご活用ください。
インテークとは？信頼を築く最初のステップ
インテーク（初回面接）とは、利用者さまとケアマネジャーが初めて会う、支援のスタート地点です。
何よりも「この人になら安心して相談できる」という信頼関係を築くことが目的であり、専門用語を避けて分かりやすく話すこと、そして相手の話を真摯に「聴く」姿勢が不可欠です。
実施のタイミングと意義
インテークは、利用者さまやご家族から初めて支援の依頼があった際に行います。
利用者さまが「これからこういう生活を送りたい」と希望するその第一歩を、ケアマネジャーとして真摯に支えることが、信頼関係の基盤となります。
運営基準には、インテーク時に確認すべきこと、説明すべきことなども記載されています。これらを理解してインテークを進めることで、利用者さまに安心感を持っていただけるだけでなく、ケアマネジャー自身も自信をもって支援の開始に臨むことができます。
インテーク時に確認することなど
状況、主訴、介護認定の確認
利用者さまの心身の状態、生活環境、そして一番のお困りごと（主訴）を丁寧に確認します。
あわせて、介護サービスを利用できる資格があるかどうかを必ず確認しなければなりません。
これは制度上、第7条で「介護保険証によって、被保険者資格、要介護認定の有無および有効期間を確かめること」と定められています。
実務では、まず利用者さまに介護保険証を提示いただき、その場で「要介護認定を受けているかどうか」と「有効期限が切れていないか」を確認することが、初回面談における最初の重要なステップとなります。
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要介護認定を受けていない場合：申請が行われているか確認し、行われていなければ速やかに支援を実施する
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更新が近い場合：認定の有効期限の30日前までに更新申請が行えるよう援助する
認定申請や更新をサポートすることも、ケアマネジャーに課された大切な役割です。
「ケアマネジャー」であることを示す
自分自身が「ケアマネジャー」であることを最初に示しておくことも大事です。
この際に忘れてはならないのが、第9条に定められている「身分証の携行」です。
ケアマネジャーは、初回訪問時に自分が所属する事業所の介護支援専門員であることを示す証明書を携行し、求められたときに提示しなければなりません。
名刺や身分証を提示することは、信頼関係を築くうえでも基本中の基本です。
内容及び手続の説明及び同意
つづいて、インテーク時に最も大切な「重要事項の説明」の説明です。
ケアマネジャーとして支援を開始するには、あらかじめ利用者さま又はその家族に対し「運営規定※の概要」やサービスの選択に役立つ「重要事項」について、書面を交付して説明し、「サービス提供の開始」に同意を得ることが必要です。
この書面が「重要事項説明書」と言われているもので、事業所によっては、「契約書」や「個人情報使用同意書」等とセットになっている場合もあります。
同意を得る方法は、書面（署名・押印）、または電磁的方法（電子署名など）が認められています。
※認定前等の暫定期間においても、支援を開始するには「重要事項説明書」への同意を得る必要があります。また「個人情報使用同意書」への同意も、支援を進めるためには必須と言えます。
＜重要事項説明書の主な内容＞
- 運営規定の概要 運営方針や職員の体制、営業日及び営業時間、緊急時の対応などをご説明します。
- ケアプラン作成の進め方について ご本人の意思を尊重し、サービス事業者を複数から選べることなどをご説明します。
- 公正・中立な支援と情報提供について 特定の事業者に偏らないよう、事業所のサービス利用実績データなどを示して公正性を説明するよう努めます。
- 入院時の連携について 入院時に病院へケアマネジャーの連絡先を伝えてもらうよう、あらかじめ協力をお願いします。
説明すべき「運営規程」の内容とは
運営規程とは、事業の運営についての重要事項に関する規程のことで、事業所ごとに以下の項目を定めるよう義務付けられています。（居宅介護支援の指定基準 第十八条）
- 事業の目的及び運営の方針
- 従業者の職種、員数及び職務の内容
- 営業日及び営業時間
- 提供方法、内容、利用料など
- 通常の事業の実施地域
- 虐待の防止のための措置に関する事項
- その他運営に関する重要事項
《ポイント》
重要事項説明書にはこれらの「概要」を記載し、運営規程の全文は、いつでも閲覧できるよう事業所に備え付けておきます。
支援の内容、流れを丁寧に説明する
ケアマネジャーは、指定居宅介護支援の提供に当たっては、懇切丁寧に行うことを旨とし、利用者又はその家族に対し、サービスの提供方法等について、理解しやすいように説明を行うとされています。
支援が開始された後、どのような流れで進んでいくのか分かりやすく伝えましょう。
- アセスメント：生活状況やご本人・ご家族の希望を丁寧に聞き取り、課題を整理します。
- ケアプラン作成：聞き取った内容をもとに、支援の方針やサービス内容をまとめます。
- サービス担当者会議：関係する事業所や医療職と調整し、支援内容を確認します。
- サービス開始：合意形成ができた内容に基づき契約を結び、実際のサービスを導入します。
この流れを共有することで「何をすればよいか」が明確になり、不安の軽減につながります。制度や手続きは複雑に感じられることもあるため、ケアマネジャーが伴走して必要な調整を一緒に進める姿勢を伝えることが大切です。
契約と居宅サービス計画作成（変更）の届け出
インテーク後、利用者さまとの間で正式に以下の手続きを進めます。これらは、事業所の適正な運営と、利用者さまが安心してサービスを受けるための根幹となります。
契約
契約は事業者と利用者さまの間で交わす法的拘束力をもつ約束のことです。
主に、契約期間や契約解除、ケアマネジャーが提供するサービス内容、連絡先や苦情相談窓口、賠償責任、ハラスメント対策等についてのルールを説明します。
認定結果（要支援／要介護）が確定してから書面を取り交わす場合もありますが、支援開始時に、重要事項とともに契約内容の説明・同意を得ておくとよいでしょう。
・要支援１/要支援２の方→「介護予防及び介護予防ケアマネジメント利用契約」地域包括支援センター、または指定を受けた居宅介護支援事業所と契約
・要介護１～５の方→「居宅介護支援利用契約」居宅介護支援事業所と契約
居宅サービス計画作成届出書の提出
ケアプラン作成担当事業所が決まったことを証明する「居宅サービス計画作成届出書」を市区町村に提出します。この届け出は、事業所が国保連へ介護給付費（報酬）を請求するために不可欠な手続きです。多くの場合、ケアマネジャーが利用者さまに代わって提出します。
- 居宅介護支援に関する運営基準や解釈通知は、PDF形式で無料ダウンロードが可能です。
- また、目にやさしい「大きな文字バージョン」もご用意しています。
- 画面での閲覧がつらい方や、印刷して持ち歩きたい方にもおすすめです。
- 必要な方は、下のボタンをクリックしてダウンロードしてください。
初回面談・契約等に関するお役立ち情報
ケアマネさんが実際の業務で利用できる、アセスメントに関する情報・ツールを集めました。
実務に使える！支援経過記録文例集
支援経過記録の文章作成に迷ったときは、こちらの文例を参考にされてはいかがでしょうか。
現場からの声｜インテーク・契約Q&A
日々の業務で「これってどうだっけ？」と迷うことはありませんか？
ここでは、全国のケアマネジャーから実際に寄せられた、現場ならではのリアルなQ&Aをピックアップしました。きっと、あなたの疑問を解決するヒントが見つかります。
インテークについてのQA
「算定できる？」「初回加算はいつ？」など、報酬にも関わる疑問が集まっています。
- Q. インテークの際、介護保険の説明とケアマネの役割についてどのように説明されてますか？
